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Die Ist-Aufnahme (auch Ist-Zustand genannt) ist eine Bezeichnung aus Betriebswirtschaftslehre und Projektmanagement und stellt eine wichtige Phase des Vorgehensmodells, die die objektive Bestimmung eines aktuellen Problems ("is") - wenn möglich ohne Bewertung oder Verzerrung - dient. Die Bewertung erfolgt in der folgenden Phase der eigentlichen Kritik. Da eine Ist-Aufnahme ist in der Regel zeit-und kostenintensive intensive, nach Möglichkeiten sucht man zur Minimierung dieser Ausgaben.
Die Option als Verzicht These bekannt ist, ohne eine Ist-Aufnahme mit der Begründung, dass das Wissen über den Status quo kann einige zur Problemlösung beitragen. Der Verzicht These akzeptiert damit das Risiko einer nicht ausbaubares Lösung bewusst.
Die Verpflichtung These jedoch erklärt die Ist-Aufnahme für unverzichtbar. Die Ist-Aufnahme muss als qualitativ Versorgung möglichst hochwertige und aussagekräftige Ergebnisse mit möglichst geringem Aufwand, insbesondere die Kosten mit.
Als Methoden - mit steigenden Kosten Intensität - das Dokument Analyse (sekundäre Höhe) und die verschiedenen Methoden der Primär-Erhebung stehen zur Verfügung:
Es gilt, umfangreiche Daten über den ausgewählten Bereich, ohne dabei die Zielsetzung des Projekts (angegebene Bedingung) und nicht auf die Ist-Aufnahme in größerem Umfang als nötig arrangieren zu sammeln. Daher ist eine Trade-off ist, hier zu erkennen: Auf der Seite eine zu einfache, oberflächliche Ist-Aufnahme führt zu der Tatsache, dass mögliche Probleme nicht aufgedeckt werden. Auf der anderen Seite eine zu genaue Auflistung kann auf die Tatsache, dass man nicht in der Lage, aufgrund von zu vielen empfangenen Daten tatsächlich zu erkennen an der Basis der liegenden Probleme der Organisation nicht mehr ("man nicht sieht den Wald vor lauter Bäumen führen! ") oder zu viel Zeit mit dem Sammeln von unbedeutenden Daten verliert.
Quellen der Ist-Aufnahme stellen Mitarbeiter und Führungskräfte in Zusätzlich können Dokumente, Kalkulationen, Briefe etc. Inhalt der Ist-Aufnahme zum Beispiel Arbeitszeiten werden, Turn-around-Zeiten, Wartezeiten, Kosten oder auch die Zeit der Arbeitsausführung und dergleichen. Inhalt wird abhängig sein immer auf die Gestaltung und die Ursache für die Analyse.
Für die Darstellung der Ergebnisse unterschiedlich Formen eignen sich durch Diagramme, Listen, eine Entscheidung Tabelle oder auch ein Informationsfluss zu planen und alles, was für geeignet sind, die das Ergebnis in der bestmöglichen Weise. Hier muss die Aufmerksamkeit insbesondere bezahlt werden, um die wesentlichen Informationen darstellen, um immer in den weiteren Phasen des Vorgehensmodells die Probleme und Konflikte des bestehenden Systems vor Augen zu haben.
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