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Dokumenten-Management dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Unter dem Begriff versteht man die Verwaltung von ursprünglich meist papiergebundenen Dokumenten in elektronischen Systemen in Deutschland. Während die Verwaltung von Papierdokumenten spricht man dagegen von Rekord-Administration. Zur besseren Unterscheidung häufig auch der Begriff EDM elektronisches Dokumenten-Management (Dokumenten-Management-Elektronik) verwendet wird. Die Abkürzung DMS steht für Dokumenten-Management-System und in einem erweiterten Sinn als Industrie Bezeichnung verwendet wird. In dem amerikanischen "Dokumenten-Management" steht dagegen konzeptionell für die Verwaltung von Dateien mit Checkin / Checkout, Versionierung und anderen Funktionen reduziert. In der Zwischenzeit Dokumenten-Management ist eine Komponente der Verbreitung von ECM Enterprise Content Management betrachtet.
Da das allgemeine Verständnis des Begriffs wurde Dokumenten-Management, wie sie ursprünglich in die amerikanische gemeint, von dem deutschen Begriff Identifikation sehr stark unterscheidet, von Ulrich Kampffmeyer 1995 zwischen Dokumentenmanagement im weiteren Sinne als Industrie Bezeichnung und Kategorisierung für verschiedene Dokumenten-Technologien sowie Dokumenten-Management im engeren Sinn, die zwischen den klassischen Dokumenten-Management-amerikanischer Prägung differenziert.
Mit den klassischen Dokumenten-Management-Systeme im engeren Sinn sind solche Lösungen zu verstehen, die ursprünglich aus der Notwendigkeit, Management-Funktionen für die enorm wachsenden Inhalt der Datei zu machen entwickelt. Für diese zählt
Wesentliche Merkmale sind visualisiert, um Strukturen, Checkin / Checkout, Versionierung sowie datenbankgestützte Meta-Daten der Verabreichung an den Indizierung und Suchtechnologien. So charakterisiert Dokumente sind über mehr Informationsfelder investigatable, als sie ein Dateisystem zur Verfügung zu stellen. In das Dateisystem kann der Benutzer nur Suche über Dateinamen, wenn nötig Datei Mist, Größe oder Änderungsdatum. Bei der Dokumenten-Management-beliebige Felder stehen für Ordnung wie bspw.. Kundennummer, Auftragsnummer, Verantwortliche etc. eine wesentliche Anwendung des Dokumenten-Management im engeren Sinn ist das elektronische Dokument, in dem aus verschiedenen Quellen alle passenden Informationen vereint. Dies erfolgt dynamisch mit Hilfe von Genehmigungen, Status Eigenschaften und Auswertung der Attribute der Dokumente und Dokument-Klassen gesteuert spricht man von der virtuellen Dokument, das dynamisch ist zur Laufzeit erzeugt, wie zu sehen.
Reichweite und Funktionalität von klassischen Dokumenten-Management-Systeme sind etwa in der ISO-Norm 10166 DFR Dokumentenablage & Retrieval definiert, die jedoch keine Bedeutung erlangt.
Für die Abgrenzung der klassischen Dokumenten-Management-Produkte von Document Imaging, Workflow-und Groupware spricht man auch häufig von Compound Document Management-Lösungen. Es auf die Produktdaten-Management zB begonnen, aß digitale Verwaltung und Administration von Office-Dokumenten.
Unter einem Dokumenten-Management-System im weiteren Sinne anderes System Kategorien und ihre Wechselwirkung zu verstehen, wie
Die verschiedenen Dokumenten-Management-Technologien sind in starkem Maße voneinander abhängig sind, der Einsatz einer Komponente sinnvoll in der Regel nicht ohne den Zugriff auf andere Komponenten. Es ist üblich, alle Produktkategorien, die verschiedene Arten datenbankgestützte unabhängig von Dokumenten - gescannte Faksimiles, Fax Eingang, Dateien aus Anwendungen von Büros, Multimediaobjekte etc. - und verwaltet von herkömmlichen hierarchischen Datei-Management-Systeme. Der Einsatz von Datenbanken erlaubt die Handhabung großer Informationsmengen Kapazitäten und den Zugriff auf einzelne Dokumente und Gruppen von Dokumenten direkt. In diesem Zusammenhang zum Beispiel der Bereich Imaging (Erfassung, Darstellung und Ausgaben von gescannten Dokumenten) unter dem Gesichtspunkt zu betrachten ist, dass es sich hier um nur eine besondere Art von Dokumenten sein. Elektronische Archivierung ist es, das Umfeld Dokumenten-Management aufgenommen.
Document-Management-Systeme dienen der Verwaltung elektronischer Dokumente. Der Begriff Dokument wird noch ganz anders heute interpretiert. In den angelsächsischen ist es häufig für Textdateien verwendet. Dies zeigt sich zum Beispiel deutlich in der verwendeten Endung ". Doc" für Dateinamen von Textdokumenten. Es wird daher auch zwischen Document Imaging, der Verwaltung von gescannten Datensatz und Dokumenten-Management, die differenzierte Verwaltung von bereits digital erzeugten Texten.
In Deutschland der Begriff Dokument einen konkreten Kauf von Papier-gebundenen Datensatz. Durch ein Dokument häufig auch ein Dokument mit hoher inhaltlicher Qualität und rechtliche Bedeutung verstanden wird. Das Dokument wird bewegte sich sehr damit zu schließen, um das Dokument Begriff im Gesetz verankert. Dies gilt insbesondere zeigt sich in abgeleiteten Begriffen wie Echtheit von Dokumenten. Deutsch Nutzern denke, also mit dem Begriff Dokumenten-Management zunächst gescannt erfassen und bewegen sich dabei nur in einem Teilabschnitt dieser Technologien. In der angloamerikanischen Sprachraum inhaltlich / rechtlich definierten Dokument der Begriff Rekord entspricht. Rekord-Management daher dort mit Dokumenten-Management ist auch nicht gleichzusetzen.
Der Begriff "elektronisches Dokument" bezieht sich grundsätzlich auf alle Arten von schwach strukturierten oder unstrukturierten Informationen, die Gegenwart als geschlossene Einheit in eine Datenverarbeitungsanlage als Datei. Dadurch wird ein digital übermitteltes Fax kann zusätzlich zu handeln, um eine Datei aus einem Textverarbeitungsprogramm, einer Datenbank Auszug oder eine Liste um ein gescanntes Faksimile oder. Mit Dokumenten, die von einem ähnlichen Format wie Papier oder Sprache z. B. wurde beschlagnahmt, von Digitaliserung und nicht direkt auswertbar Datenstrom oder Bild vorliegen, spricht man von NCI "Non Coded Information". Mit Dokumenten, die von Zeichensätzen kodiert sind und von Programmen direkt ausgewertet werden können sprechen eine CI "Coded Information". Durch Techniken wie OCR-NCI-Dokumente werden in CI-Dokumente übertragen.
Eine weitere Quelle für den Begriff Dokument in Verbindung mit Dokumenten-Management-Systemen ist die Bezeichnung "Dokumentation", das eine Zusammensetzung aus den Dokumenten zu bestimmten Umständen bezieht. Einige "klassische" Dokumenten-Management-Systeme daher auch das Ziel verfolgen, die Anordnung von verschiedenen einzelnen Komponenten, welche in verschiedenen Versionen, zu einem definierten Zeitpunkt kann, geschlossen eine aktuelle Dokumentation an sich.
Aus den verschiedenen Ursprüngen des Begriffs Dokument wird auch verständlich, wie im Fall von Anbietern und Anwendern Missverständnisse hinsichtlich der unterschiedlichen Bedeutungen führen kann. Wichtig ist, daher bestimmt werden, welche Dokumente in ein Dokument-Management-Lösung übertragen werden sollen und wie sie physisch, formal und inhaltlich entwickelt. Für die Verwaltung der Nutzung und den richtigen Charakter der Dokumente sind darüber hinaus entscheidend: dynamischer Text-Dateien in Behandlung sind, um aus unveränderlich und auf eine langfristige Basis Dokumente, die aufbewahrt werden können, unterschieden werden. Ein Dokument hat daher in der Regel folgende Eigenschaften:
Normalerweise werden alle durch diese Merkmale aus dem Dokument. Sie sind in der Datenverarbeitung für die Verwaltung, die den Zugang und die Versorgung verwendet. Von ihnen auch den Schutz und die Suche nach Merkmalen für die Dokumenten-Management-System führen. Attribute wie Bestellung oder ein Zeichen, das auf alle Dokumente einer Klasse gelten, können z. B. Aufbewahrungsfristen, Zerstörung Zeiten gemeinsamen Schlüsselwörter, Genehmigungen etc., über Dokumentklassen überlassen werden.
In den folgenden der Begriff wird Dokument für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die Bestandteil einer Datei oder einem Objekt in ein Datenverarbeitungssystem als Datei verwendet, anwesend zu sein.
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